Evenement organiseren

Waarmee kan Summit u helpen als het om het organiseren van een evenement gaat? 

evenement organiseren

Wilt u een:
– netwerkborrel
– congres
– vergadering
– social breakfast
– babyshower
– of beursstand organiseren?
Wij helpen u daar graag mee!
Neem vrijblijvend contact met ons als u vragen heeft.
evenement organiserenWat komt er bij de organisatie van een evenement kijken?
Vergist u zich niet in hoeveel tijd en energie een evenement organiseren kan kosten. Een goede voorbereiding is het halve werk – het is cliché, maar wel waar. Ook bij organisatie is communicatie een belangrijk onderdeel. Misschien zelfs het belangrijkste onderdeel. Het gaat om zowel interne als externe communicatie, want als de communicatie met de werknemers niet goed is, is de kans groot dat de communicatie naar de gasten toe niet sterk is. Een goede basis is het halve werk. De boodschap die u wilt overbrengen naar de gasten is ook van belang.
U wilt de gasten goed informeren, nieuwsgierig maken en enthousiasmeren voor uw evenement. Hoe zorgt u ervoor dat er een positieve herinnering achterblijft bij de gast? Was het voor de gasten een belevenis om nooit te vergeten? Hiervoor ontwikkelt u een communicatieplan om de doelstelling te bereiken.
Waar houdt een organisator nog meer rekening mee?
– evenementenvergunning; waar mag u een evenement organiseren en welke vergunning(en) heeft u daarvoor nodig
– logistiek. Denk hierbij aan: op- en afbouw, routing op het terrein, veilige en onveilige zones, werkzaamheden op het terrein die gewoon doorgaan, parkeren, ontvangst leveranciers en gasten, en meer.
– veiligheid tijdens evenementen. Veiligheid van de gasten, personeel en leveranciers gaan voorop. Een opgesteld calamiteitenplan en evacuatieplan is daarbij niet overbodig.
– facilitair; zijn er voorzieningen zoals toilet, stroom en water en hoe houden we het terrein schoon? Het afval moet ook worden verzameld en worden afgevoerd. Hoe regelt u dat? En ga zo maar door.
– catering; welke leverancier past bij uw evenement en draagt mee om de doelstelling te behalen? Is de leverancier ook betrouwbaar? Het kan een zoektocht worden om de juiste leverancier te vinden, maar zoals u ziet is het zeker belangrijk.
– locatie, aankleding en decoratie; denk aan de ruimte, type locatie, hoeveel vierkante meter per persoon is er nodig, wat in het geval van slecht weer, uitstraling, meubilair en meer.
– draaiboeken; voor op- en afbouw en voor de dag zelf. Iedereen op de hoogte brengen: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. Een briefing naar betrokkenen met wat iedereen staat te wachten. Maak het overzichtelijk en concreet zodat iedereen goed voorzien is van informatie. Elk puzzelstukje moet kloppen om er een geslaagd evenement van te maken.
Er zijn nog veel meer punten waar u aan moet denken, maar de bovengenoemde punten geven een lijn aan waar rekening mee gehouden moet worden.
Wat kan er bijvoorbeeld misgaan:
Te weinig deelnemers, een staking van het openbaar vervoer, de dagvoorzitter wordt ziek of de techniek laat het afweten.
Zo komt u een heel eind:
Gebruik maken en bijhouden van een checklist, bijtijds beginnen, gebruik maken van reserves, rekening houden met vakantie, uitloop en onvoorziene kosten.
Welke kwaliteiten heeft u in ieder geval nodig om een evenement te organiseren?
Knowhow, creativiteit, gevoel voor timing, overzicht houden over de budgetten en risico’s incalculeren. Het beste resultaat krijgt u als u uw eigen bedrijfskennis combineert met de deskundigheid van Summit.
Voor u:
Wij staan open voor al uw wensen en behoeften. Deze staan altijd centraal om uw doelstellingen te behalen. Samen gaan we om de tafel om alles te bespreken om uw belevenis te creëren. Summit Communications neemt de organisatie voor u uit handen!
Wilt u meer weten?